# Notes Process/Data Karim/cécile

Saisie commande tous le jours par téléphone ou e-mail

Client éleveur, industriel et export

Les commandes vont ensuite dans la partie la production

pas beaucoup de stock, 10-20 ingrédients, c’est à la carte

Régulièrement calcul de besoins 2-3 fois par jours

Ligne de fabrication adapté aux besoins.

FIgé un planning dans l’après midi jusqu’au lendemain.

Il y a tjr des urgences

Calcul des besoins, un produit qu’on veut substituer ou pas côté appro, sinon on bloque la production et on lance

Pas d’outils prévisionnel.

Sur le premier trimestre, la fiabilité est de 2% chez les eleveur et de 3% industriel, et 10% pour export

L’export on peut être dans l’urgence. Delais d’export, on a besoin d’anticiper ces trucs là.

50% d’activité c’est l’export.exemplte de Situation: 9 tonnes de consommation de prédiciton, et finalement on vend 120tones

On fait un calcul prévisionnel achat, mais beaucoup d’écart entre la réalité.

Les matières premières le prix a explosé.

Si je commande du cuivre, est ce qu’il faut commander 5-10.

Acheteur soit camion complet,

IT: ERP metier (ALIA chez ODOO)

3 ans d’xp de recul d’achats.

Au niveau de l’appro, suivant le conditionnement c camion plein, à moitié. Si on pénurie on achete en sac à cause de la situation actuelle;

Prévisonnels:

Jusqu’à fin 2021, ré-actualisé tout les mois.

On a des commandes de clients historiques. La difficulté c’est afrique centrale et du nord ou il faut actualiser le prévisionnel.

Objectif: On veut savoir ou on va en termes de prévisions, y’a un besoin de strucutre

Année 2021 une année d’observations. Elevage et industrielle c’est pas mal. Il faut améliorer le reste.

Client export: Par produit, une centaine de référence. On peut aller jusqu’au produit.

Pour l’elevage et l’industrie, on est partie sur des familles de produits (élevage beauvin par example).

C’est ajusté ensuite pour la partie planning.

En terme de matière première autour de 400 référence.

Produits finits on est sur (bcp à la carte) du 3000 références.

Stocks:

On gère les stocks par emplacement.

Quantité de stocks 1900 Tonnes -> 2M€ de matières premières + 2M€ de produits finis

Les produits finis sont à la carte. Beauvin porc et volaille.

Production/Approvisionnement:

calcul des besoins 2-3 fois par jours: commande en permanence qui rentre dans le système

1/3 des commandes qui doivent être livré en 24h

Gestions des contraintes: médicamenteuse, de production, de mélange de produit,

On livre en 3 jours alors que contractuellement est de 5 jours.

Vrac (24h) représente 20-27%.

Conditionné (24-48h)

Industriel (camion complet)

L’usine 200T par jour, 10T/heure à peu près

Suppliers:

300 fournisseurs

Achat tout les trimestre. Pas de dispo 1-2 semaines.

On passe une commande pour 14Jours, mais on la reçoit dans 1 mois. (bcp de supplier en chine)

On choisit pas diréctement nos fournisseurs, on travaille avec une société de trading 50-50 ’(environ 50millions d”achat, 25/28 en achat trading)On travaille depuis 15ans AVRIO pour la partie achat des matières premières.Date de péremption: 6 mois minimum à 12 ans (produits finits)

Data:

Je leur ai montré ces donnés, ils ont tout dans ALIA (ERP) de la société OET https://www.oet.fr/fr/nos-produits-et-solutions-alia

Ils ont l'habitude de travailler par envoie SFTP, il le font déjà avec le SaaS Swing pour la partie CRM Ce slide leur parle vraiment; Il faut juste s'envoyer la data 2-3 fois par jours (les deltas)

Questionnement sur le projet, qui fait quoi etc... Caroline attend le retour de @Jean Clavel rapidement pour:

- Le prix

- Estimation du temps de projets

- Résumé des données dont on a besoin

- Les prochaines étapes

Synthèse Karim:

- Besoin d'un outil de prévision pour augmenter la fiabilité des prédictions pour l'export

  ⇒ Proposition: Utilisation de la page demande et IA de Flowlity pour prédire les ventes des 12 prochains mois au niveau produits finis mais aussi la consommation des matières premières

- Besoin de faire des plans d'approvisionnement et de passer commandes en respectant toutes les contraintes

  ⇒ Proposition: Utilisation de la page planning, et order basé sur notre moteur d'optimisation

- Données: Liste des données vu au dessus + Les formules (liens entre produits finits et matière première) Tout est Alia (OET)

- Transferts de données automatisue 2-3 fois par jours via SFTP

- Prochaines étapes: Prix, parler projets, et investissement de leur côté

Notes Cécile

Coraline acheteuse chez Vitalac (l'autre acheteuse est Perrine, pas à la réunion)

Philippe approvisionneur

Bruno responsable de production / directeur des opérations : scope = supply et SI

Tous les jours on reçoit les commandes par email ou par téléphone. Ca peut être du jour au lendemain comme 6 mois à l'avance. Clients : éleveurs / industriels / export

Ces commandes sont envoyées à la fabrication. On ne gère pas beaucoup de stock car ce sont souvent des produits à la carte.

Dans une formulation il y a entre 10 et 20 ingrédients que le service appro doit gérer en stock. Aujourd'hui c'est beaucoup fait selon l'expérience.

Tous les jours les appro font le calcul de besoin par rapport au planning de fabrication, qui est adapté au quotidien. On essaye de figer un planning dans l'après-midi jusqu'au lendemain matin. Il y a toujours des urgences, des exceptions.

Aide à la décision

Aujourd'hui lorsqu'on fait un calcul de besoin, par exemple s'il manque 2 tonnes par rapport au planning : est-ce que je vais acheter 25 de cuivre ? Et-ce que je vais acheter 12 ? Aujourd'hui basé sur l'expérience et l'habitude de consommation.

Sur le premier trimestre la fiabilité du prévisionnel qui a été mis en place est de 2/3 % sur les éleveurs et les industriels. Le problème est sur l'export : environ 10%. Ces notions là viennent des commerciaux. Parfois on se retrouve dans l'urgence avec des commandes export qui tombent du jour au lendemain.

Le grand export représente un peu plus de 50% de l'activité. On accompagne les commerciaux pour essayer d'affiner 2 ou 3 mois à l'avance pour ne plus se retrouver dans la même situation. le delta peut être très important.

L'approvisionnement aujourd'hui est fait sur Excel à partir des 3 prévisionnels (élevage, industriel, export). A partir de là on fait un calcul de besoin pour les achats.

La conjoncture actuelle :

- des matières premières dont les prix ont été triplés → on ne peut pas vendre en élevage → on a fait des substitutions dans la formulation pour être moins cher.

L'acheteur achète en camions complets ou non / demi camion complet... parfois un sac si on entre en pénurie (vs un camion complet habituellement)

Alia EOT est l'ERP actuel. Utilisé depuis 2018 = 3 ans de recul sur les conso, appro, achats.

On travaille avec une plateforme de trading dans le groupe Avril (depuis 15 ans) - "fidalliance". Comme petite taille, cette plateforme permet d'avoir plus de volumes et de meilleurs prix, et aussi d'avoir plus de produits.

Prévisions des commerciaux

Prévisionnel sur toute l'année 2021. Nouvel atterrissage fait tous les mois si besoin.

Certains clients sont fiables (6 mois de visibilité sur l'Asie). Difficulté = Afrique centrale et Afrique du Nord : réajustement tous les mois. Fiabilité environ 10%

Pas d'objectif fixé de la fiabilité des prévisions mais besoin de structurer et savoir où on va.

Obligés de positionner les containers longtemps en avance. Un des plus gros clients export est en Thailande. Il donne des commandes fiables longtemps en avance = pas une difficulté à ce niveau-là.

Clients export = par produit. Une centaine de références. Très peu de nouveaux produits, chaque produit est spécifique à un client.

Pour l'élevage et l'industriel on est parti sur la famille de produit. dans le calcul des besoins des MP liées à l'élevage, on part sur une formule moyenne de la famille = formule de référence pour s'approvisionner. Ensuite il y aura un petit écart sur la formule parce qu'on va s'ajuster à la demande du client final, par exemple l'éleveur peut demander une modification sur la formule.

MP environ 400 références, en augmentation

En termes de consommables 300 références. Différents conditionnements : vrac, sacs, big bags, des fûts pour le liquide (GRV)

PF environ 3000 références car on a une formule de base qu'on ajuste à la demande du client

Sur les stocks :

- on a un WMS au niveau du site = on est passé en inventaire permanent. Site Seveso
  - sur les MP on a 1900 tonnes possibles au total. On est à 2 millions € - 29 jours de stocks en moyenne. On commence à gérer les stocks dormants.
  - PF environ 2 millions € - reste plus longtemps en stock

  MP en MTS. PF globalement en MTO, juste quelques produits gérés en stock

  Il y a des minimum de commande sur les PF mais parfois les commerciaux passent outre.

  On cherche à optimiser le portefeuille de PF et les mini de commandes clients pour éviter d'avoir du stock dormant.

  Beaucoup de changements, développement de nouvelles gammes, produits marketés avec beaucoup plus de marge. Idée de monter en gamme sur les produits nutritionnels pour faire plus de marge.

  Calcul des besoins

Lancé 2 ou 3 fois par jour parce que des commandes sont entrées en permanence dans le système. 1/3 des commandes doivent être livrées sous 24 heures = réactivité

Donc le planning est remis à jour en permanence. Le planning de prod peut aussi changer en permanence et il n'y a pas toujours une bonne communication entre ceux qui font le planning de production et les approvisionneurs. On est obligés de prioriser et de répondre avec cette réactivité.

Gestion des contraintes de production (contraintes médicamenteuses, regrouper certaines productions pour éviter de lancer trop de nettoyage...)

Engagement pour l'élevage : 5 jours de livraison et on est à moins que ça aujourd'hui → très réactif

La partie vrac = très réactif en 24h = environ 25% de l'activité

La partie conditionné : si un éleveur commande on peut livrer entre 24/48h (petites quantités)

Si un industriel commande un camion complet on compte environ 10 jours pour couvrir le délai d'appro, de production, de préparation de commandes. Quand un industriel commande 100 tonnes très rapides : ça va dépendre des familles de produits. On fabrique 200 tonnes par jour en moyenne (1 heure pour 10 tonnes)

Produit phare = "picoline"

Fournisseurs

environ 300 fournisseurs

Temps d'approvisionnement - souvent pas de dispo sous une semaine ou deux → livraison pas avant un mois si container bloqué etc. pour les oligoéléments (pas mal de produits viennent de Chine). Pour d'autres familles de produit, livraison sous 24 ou 48h - dépend du contrat.

Du fait du travail avec la plateforme de trading le lead time n'est pas toujours bien défini. Dépend aussi de la période, par exemple en été les transporteurs prennent des vacances et sont moins dispo → on anticipe

Environ 50% des fournisseurs passent par la plateforme Fidalliance. 50% sont gérés en direct

Contraintes :

- de stockage sur certaines catégories de produit = contraintes Seveso. Parfois on frôle le seuil sur certaines catégories (toxique / nocif environnement...)

- périssabilité : pris en compte quand on approvisionne les MP (parfois DLC très courtes = il faut garder très peu de stock)
  - pas une contrainte sur les PF : ils se consomment vite même s'ils ont des DLC. Travail en cours sur les stocks dormants

Quand on reçoit une commande le planificateur voit tout de suite le niveau de stock, les commandes préparées et le plan → il ajuste ses productions dynamiquement ⇒ dès qu'il reçoit une commande il est notifié et il voit directement. C'est là qu'il décide si il prend sur stock ou si il lance une production.

Important = la synchronisation en permanence pour assurer la réactivité de Vitalac